Dal passaporto non più rinnovabile alle carte d’identità valide all’estero: tutto ciò che un’agenzia di viaggi deve sapere per evitare errori e guidare i clienti in sicurezza.
Negli ultimi mesi sono entrate in vigore nuove regole di ingresso, come l’ETA per il Regno Unito, che riguardano passaporti, carte d’identità e documenti validi per l’espatrio. Anche piccoli cambiamenti normativi possono generare confusione nei clienti, rallentare le attività quotidiane in agenzia e, nei casi peggiori, causare la perdita di prenotazioni.
Ecco perché è importante conoscere le novità e saperle comunicare in modo chiaro e immediato a chi viaggia.
Oggi parliamo di un argomento che non è solo burocratico, ma operativo: le nuove regole per i passaporti approvate dal Consiglio dei Ministri. Un’informazione utile da conoscere e da girare, con semplicità, ai vostri clienti.
Come sempre, facciamolo in modo chiaro e diretto.
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Niente più rinnovo del passaporto
Questa è forse la novità che avrà il maggior impatto sulla vita quotidiana di chi viaggia.
Fino a ieri, molti clienti pensavano: “Il mio passaporto scade tra sei mesi, ma posso rinnovarlo in anticipo”.
Con le nuove regole, questa possibilità scompare.
Alla scadenza, il passaporto va richiesto da capo. Sarà un nuovo documento, non un rinnovo del vecchio.
Nel concreto? Per un’agenzia, significa controllare con ancora più attenzione la validità del passaporto del cliente, soprattutto se il viaggio è lontano nel tempo.
Un check in più oggi può evitare una corsa all’ufficio passaporti domani.
Addio ai passaporti collettivi
Un altro cambiamento: i passaporti collettivi, quelli che usavate (raramente, ma capitava) per viaggi scolastici, religiosi o culturali o in pacchetti organizzati (leggi la nuova direttiva pacchetti), non saranno più emessi.
Poco male – la maggior parte dei Paesi non li accetta più da anni – ma è importante saperlo per gestire le aspettative di gruppi organizzati o associazioni.
Meglio una mail in più al cliente che una sorpresa all’aeroporto.
In caso di furto all’estero, si semplifica
Quante volte vi è capitato che un cliente vi chiami da Londra, Madrid o Bangkok con voce allarmata: “Mi hanno rubato il passaporto, che faccio?”
Ecco, la buona notizia è che il processo per denunciare e ottenere un nuovo documento in Consolato sarà semplificato.
Questo è un passaggio importante. Non solo per chi viaggia spesso, ma anche per voi: meno stress da gestire, meno emergenze da risolvere nel cuore della stagione.
Carte d’identità: più flessibilità per l’estero
Altra novità interessante: le carte d’identità potranno essere usate, grazie ad accordi bilaterali, anche per alcuni Paesi extra-UE.
Sarà indicato direttamente sul documento se ci sono limitazioni.
Questo punto è ancora in evoluzione, ma può diventare un vantaggio: la possibilità di viaggiare fuori dall’Europa con una semplice carta d’identità semplifica l’organizzazione per molti clienti, soprattutto per chi decide all’ultimo minuto anche con visti speciali per lavorare da remoto.
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Opportunità da sfruttare per agenzie di viaggio
Le recenti novità sui passaporti non sono soltanto un ulteriore adempimento da gestire: per le agenzie lungimiranti rappresentano un vero acceleratore di business.
Ogni cambiamento normativo, se ben interpretato, apre spazi per servizi consulenziali a valore aggiunto, dall’assistenza documentale alla creazione di itinerari su misura che evitano i classici “stop” burocratici.
Ecco a
Aggiorna i tuoi moduli di consulenza viaggio con un check sulla scadenza del passaporto.
Stampa un promemoria da tenere in agenzia con le nuove regole, così anche il cliente disattento riceve il messaggio.
Prepara un mini-vademecum da inviare via WhatsApp ai clienti che partono: sarà apprezzato e darà valore al tuo servizio.
Forma il tuo staff, anche solo con una breve riunione informale. Tutti devono sapere cosa rispondere a un cliente che chiede: “Ma adesso i passaporti si rinnovano o no?”
Gli errori da evitare
Aggiorna i tuoi moduli di consulenza viaggio con un check sulla scadenza del passaporto.
Stampa un promemoria da tenere in agenzia con le nuove regole, così anche il cliente disattento riceve il messaggio.
Prepara un mini-vademecum da inviare via WhatsApp ai clienti che partono: sarà apprezzato e darà valore al tuo servizio.
Forma il tuo staff, anche solo con una breve riunione informale. Tutti devono sapere cosa rispondere a un cliente che chiede: “Ma adesso i passaporti si rinnovano o no?”
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