Intervista alla presidente del GBTA - Roberta Billè

Intervista a Roberta Billè Presidente GBTA Italia

AI e Business Travel Le nuove frontiere e il ruolo strategico del Travel Manager

Nel 2025, il business travel in Italia sta vivendo una fase di profonda trasformazione. Le aziende si trovano a ripensare i propri modelli di gestione delle trasferte, spinte da fattori come l’evoluzione tecnologica, la crescente attenzione alla sostenibilità e la necessità di garantire esperienze di viaggio più personalizzate ed efficienti.

In questo scenario, intelligenza artificiale, dati e automazione stanno assumendo un ruolo sempre più strategico, mentre la cultura aziendale deve adeguarsi a un contesto che richiede nuove competenze e un approccio più integrato alla mobilità.

Per approfondire queste sfide e opportunità, Roberta Billè, presidente di GBTA Italia – la sezione italiana della Global Business Travel Association, la più importante organizzazione mondiale dedicata ai professionisti del business travel – ha condiviso una visione strategica sulle dinamiche del settore e sul ruolo dei travel manager nel guidare il cambiamento.

La tecnologia non sostituisce le persone, ma abilita nuovi livelli di efficienza e visione

Roberta Billè

Quali sono le principali forze che stanno ridisegnando il business travel in Italia nel 2025?

Nel panorama italiano, il business travel si muove a velocità diverse. Le grandi aziende strutturate, pur affrontando sfide complesse, beneficiano della presenza di un responsabile dedicato alla gestione dei viaggi aziendali, capace di fungere da snodo tra il viaggiatore, il management e i fornitori.

Nelle piccole e medie imprese, invece, la situazione è più frammentata: spesso il travel viene affidato a figure amministrative senza competenze specifiche nel settore, con conseguenze su efficienza, costi e qualità del servizio.

Quanto incide la dimensione aziendale sulla qualità del travel management?

Proprio per questo, sottolinea Billé, “il travel manager non è un tuttologo, ma deve avere la volontà di essere partner di tutti i suoi interlocutori”, instaurando un dialogo trasversale con i diversi reparti aziendali e traducendo i bisogni del viaggiatore in strategie operative.

In questo contesto, le TMC devono evolvere da semplici fornitori di biglietteria a partner consulenziali, in grado di colmare le lacune gestionali e aiutare le aziende a strutturarsi, anche nei casi in cui non esista un travel manager interno.

Il travel manager moderno deve anche padroneggiare i dati, comprenderne i flussi, interpretare stagionalità e trend. È una figura chiamata a leggere la complessità e ad anticipare i cambiamenti, con strumenti sempre più evoluti.

Cosa significa, oggi, per un travel manager “leggere la complessità”?

L’adozione di strumenti tecnologici avanzati è spesso ostacolata da pregiudizi e incomprensioni.

La tecnologia non sostituisce le persone, ma abilita nuovi livelli di efficienza e visione.

Come spiega Billè, “la tecnologia è un grande fattore abilitante, ha delle potenze pazzesche se viene utilizzata in maniera corretta”.

Non basta però acquistare un sistema o un’app: serve un cambio culturale, un nuovo modo di pensare.

Perché la tecnologia, da sola, non basta?

Essere digitali significa ripensare processi, analizzare i touchpoint, adottare un approccio incrementale all’innovazione, in cui ogni step è testato, adattato e migliorato.

Il problema, in molte realtà italiane, è che il cambiamento viene affrontato in modo passivo, acquistando soluzioni tecnologiche senza prima analizzare i propri processi interni.

Questo comporta una sottoutilizzazione degli strumenti o, peggio, il loro abbandono. E rispetto al resto d’Europa, l’Italia si trova lievemente indietro: un ritardo legato più alla struttura del tessuto imprenditoriale, dominato da PMI, che a una reale mancanza di volontà o competenze.

Le soluzioni basate su intelligenza artificiale possono rappresentare un punto di svolta. Possono aggregare e armonizzare dati da fonti diverse – prenotazioni, contabilità, payroll – offrendo una visione completa del Total Cost of Ownership (TCO) delle trasferte.

“Un grande key enabler per l’aiuto nella rendicontazione e nella parte di analisi che è più del travel manager”, osserva Billè, evidenziando come l’AI possa davvero semplificare un’attività complessa e ad alto impatto.

In che modo avere una visione integrata del TCO può influenzare le decisioni strategiche di un’azienda?

Le nuove tecnologie supportano sia l’aspetto strategico sia l’esperienza dell’utente: riconoscono le abitudini del viaggiatore, applicano le policy aziendali, propongono soluzioni via messaggio o vocale e riducono drasticamente i tempi di gestione.

L’intelligenza artificiale nel business travel non è un futuro lontano: è già qui.

Ma per sfruttarne appieno le potenzialità serve una nuova cultura aziendale, fatta di consapevolezza, visione, analisi e partnership.

Le soluzioni AI rappresentano non solo strumenti, ma un vero cambio di paradigma, che può rendere il travel management più strategico, sostenibile e centrato sulla persona.

Conclusione

Le parole di Roberta Billè tracciano una rotta chiara per il futuro del business travel in Italia: un equilibrio tra strategia, tecnologia e cultura organizzativa.

L’intelligenza artificiale e i nuovi strumenti digitali possono accelerare l’efficienza e la visione strategica, ma senza un cambio di mentalità rischiano di rimanere soluzioni incompiute.

In un contesto dove le aziende devono conciliare sostenibilità, controllo dei costi e benessere dei viaggiatori, il ruolo del travel manager diventa sempre più strategico: una figura capace di leggere la complessità, guidare l’innovazione e creare valore misurabile per l’organizzazione.

Il 2025 sarà dunque un anno cruciale per capire chi saprà cogliere davvero questa sfida, trasformando il travel management da semplice funzione operativa a leva competitiva per il business.

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