Gestione eventi MICE: il futuro tra software, processi e controllo

Gestione eventi MICE: nuove sfide per agenzie e PCO

Crescita, complessità operativa e controllo dei processi:
l’intervista a Gianluigi Nigra, Verticals Production Manager SIAP, sulla direzione degli eventi MICE.

Indice

Il mercato MICE in Italia sta crescendo. Cosa significa per agenzie eventi e PCO?
Dove si rompono i processi quando il volume di eventi aumenta?
Qual è il momento in cui un’agenzia si accorge che Excel non è più sufficiente?
Oggi il vero collo di bottiglia sono i processi e il modo di lavorare delle organizzazioni?
Qual è la richiesta che oggi ricevete più spesso dai vostri clienti?
Come immagini il lavoro di un event manager tra cinque anni?
In questo scenario, quale ruolo vuole avere SIAP nell’evoluzione del mercato MICE?

Il mercato MICE, acronimo di Meeting, Incentive, Congressi ed Eventi, è uno dei segmenti più dinamici della Travel Industry. La crescita del comparto non riguarda solo il numero di eventi, ma anche la loro complessità: più partecipanti, più fornitori, più servizi personalizzati, più esigenze di rendicontazione.

Per capire dove sta andando il settore, abbiamo intervistato Gianluigi Nigra, responsabile del progetto MICE di SIAP. La sua prospettiva nasce dal confronto quotidiano con agenzie, operatori e incentive house che devono conciliare creatività, operatività e controllo gestionale.

Il mercato MICE in Italia sta crescendo. Cosa significa per agenzie eventi e PCO dal punto di vista operativo?

Il segmento dei Meeting&Events è un evento sempre più interessante, perché copre una gamma molto vasta di opportunità: dalle convention aziendali ai team buildings, dagli eventi sportivi ai congressi e workshop di ogni tipo, con complessità estremamente variabili, sia per dimensioni dell’evento stesso, sia per numerosità e tipologia di servizi che possono anche essere molto complessi per esigenze particolari dei clienti.

Operativamente i processi sono sempre gli stessi e richiedono un alto valore aggiunto da parte dell’agenzia, perché nel Mice la professionalità spazia dalla conoscenza dei prodotti e servizi da offrire alla complessità della segreteria organizzativa, dal problem solving durante l’evento alle necessità specifiche di contabilizzazione dell’evento.

Dove si rompono i processi quando il volume di eventi aumenta?

Sui grandi numeri i problemi principali sono di tre tipologie: l’individuazione dei fornitori professionalmente e dimensionalmente capaci di gestire tante persone, spesso con esigenze differenti e servizi ad hoc, la professionalità degli operativi non solo durante la fase organizzativa, ma anche e soprattutto nel problem solving durante l’evento, che presenta quasi sempre qualche criticità inaspettata, e infine un processo fluido e automatizzato delle informazioni in modo da non far impazzire l’amministrazione dell’azienda.

Qual è il momento in cui un’agenzia si accorge che Excel non è più sufficiente?

Sostanzialmente, a livello operativo, mai. Il problema infatti è che per un operativo, ovvero chi gestisce prenotazioni, segreteria, fornitori, etc., excel, se usato correttamente, è un programma eccezionale, estremamente flessibile e modellabile sulle esigenze e sui processi operativi specifici dell’agenzia, dell’evento e del singolo operatore. Il problema però subentra nel momento in cui l’operatività si deve trasformare in flussi amministrativi per fatturazioni, controllo costi, statistiche, etc. A quel punto excel diventa un incubo per gli uffici amministrativi, che devono riconciliare a mano decine e decine di fatture passive e devono emettere decine e decine di fatture (o EC) attive, cercando di ritrovare le informazioni necessarie dai vari file usati operativamente.

A questo punto inizia quindi il difficile compito per chi conduce il business di conciliare esigenze operative con esigenze contabili, cercando di far ragionare sull’utilità di un sistema gestionale che sicuramente non avrà la flessibilità di un foglio excel, ma altrettanto sicuramente consentirà di gestire correttamente il processo di lavoro dall’inizio alla fine.

Negli ultimi vent’anni il settore ha investito molto in tecnologia. Oggi il vero collo di bottiglia è ancora il software oppure sono i processi e il modo di lavorare delle organizzazioni?

Il segmento del Mice è ancora molto frammentato e gli operatori di grandi dimensioni e strutturati sono ancora pochi; per questo motivo il vero problema non è il software (ne esistono diversi sul mercato che possono rispondere alle esigenze di una incentive house), ma i processi operativi e la mentalità degli operativi, per i quali diventa difficilissimo spostarsi dalla comfort zone di un rassicurante foglio Excel.

Qual è la richiesta che oggi ricevete più spesso dai vostri clienti e che cinque anni fa nessuno vi faceva?

Finalmente si sta comprendendo l’importanza del controllo su tutto il processo, dalla creazione, alla produzione, alla contabilizzazione e questo aiuterà lo sviluppo e l’utilizzo delle applicazioni verticali per il mondo Meeting&Incentive.

Come immagini il lavoro di un event manager tra cinque anni?

Non cambierà moltissimo, perché negli eventi il fattore wow e la relazione umana sono il motivo fondamentale dell’evento stesso. Quindi scelta location, scelta servizi e fornitori, supporto operativo e relazione umana con i partecipanti rimarranno il fattore critico di successo di qualsiasi incentive house.

Certamente la tecnologia continuerà ad evolvere, accompagnando sempre più gli operatori nella gestione dell’evento, inclusa la parte amministrativa, e affiancandosi agli operativi per la gestione del cliente con soluzioni tecnologiche sempre più all’avanguardia (AI, robotica, VR, etc.).

In questo scenario, quale ruolo vuole avere SIAP nell’evoluzione del mercato MICE?

Siap si posiziona da sempre come un provider di soluzioni applicative per l’intera Travel Industry, in tutte le sue declinazioni e segmenti, pertanto anche nel segmento MICE.

Il continuo ascolto del mercato e dei clienti e il continuo sviluppo strategico delle soluzioni e delle tecnologie adottate dovrebbero mettere sempre Siap nella condizione di rispondere alle esigenze dei propri clienti. Fra i quali anche le incentive house.

Gianluigi Nigra

Iscriviti subito alla nostra newsletter SIAP!

Ogni mese:
→ Linee guida pratiche
→ Case study reali
→ Bonus esclusivi per chi vuole fare turismo in modo intelligente, sostenibile, competitivo.

👉 Non restare indietro. Il futuro del turismo parte da qui.

Mice: centralizza preventivi, fornitori e budget in un unico gestionale

Mice: il software gestionale verticale per agenzie eventi e PCO

🎧 Non hai voglia di leggere? Ascoltalo con Easy to Listen!

Scopri lo stesso contenuto dell’articolo, ma in formato audio: comodo, diretto e perfetto da ascoltare ovunque ti trovi.

2026: un anno di consolidamento e forte accelerazione

15 Dicembre 2025

Intervista a Davide Rosi: la strategia con cui SIAP sta ridisegnando il settore Intervista a Davide Rosi: la strategia con cui SIAP sta ridisegnando il

Soluzioni

Scopri anche

Chi siamo